كيف تصدر فاتورة ضريبية متوافقة مع متطلبات الهيئة خطوة بخطوة

لإصدار فاتورة ضريبية متوافقة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك اليوم، سر في خمس خطوات: اختر نوع الفاتورة بحسب هوية المشتري، ثم اكتب البيانات المطلوبة، ثم أعطها رقمها التسلسلي ورمز QR، ثم تأكد أنها تصل إلى الهيئة بالطريقة التي تفرضها مرحلتك، وأخيرًا احفظها. ويأتي النوع أولًا لأنه يحدد ما يتبعه.

الفاتورة الضريبية للبيع إلى المنشآت والجهات الحكومية، كموزع بالجملة يصدر فواتير لمجموعة محلات أو مقاول يطالب شركة بدفعة عن مرحلة منجزة. والمبسطة للبيع إلى الأفراد، كصندوق المقهى أو استقبال العيادة. فالمشتري هو الذي يحدد النوع لا حجم العملية. ولم تعد الفاتورة المكتوبة بخط اليد مقبولة.

تبيّن الفاتورة الضريبية من باع ماذا ولمن ومتى وبكم، شاملًا الضريبة، بحيث يستطيع المشتري تسجيلها في حساباته دون أن يسألك. وتجمع القائمة أدناه أهم البيانات، وتشتمل الفاتورة الضريبية على جميعها. أما المبسطة فتطلب بيانات أقل عن المشتري لأنه فرد، لكنها تظهر دائمًا بيانات البائع والأصناف والضريبة.

يجب أن تكون الفاتورة باللغة العربية، ويجوز إضافة لغة ثانية كالإنجليزية إلى جانبها. واعتبر هذه القائمة أهم البيانات لا القاعدة كاملة؛ فقواعد الفوترة الإلكترونية الصادرة عن الهيئة تحدد القائمة الكاملة للحقول المطلوبة لكل نوع من الفواتير، فاطلع عليها أو اسأل محاسبك قبل أن تعتمد شكل فاتورتك.

• اسم البائع والمشتري وعنوان كل منهما
• الرقم الضريبي للبائع، وللمشتري في الفاتورة الضريبية
• تاريخ الإصدار ورقم تسلسلي للفاتورة
• وصف كل بند مع الكمية وسعر الوحدة
• الخصم والمبلغ الخاضع للضريبة ونسبتها ومبلغها
• الإجمالي المستحق والنص بالعربية

تأخذ كل فاتورة رقمًا من تسلسل واحد متصل، فتسجل أرقامك مبيعاتك بالترتيب. دع النظام يولّد الرقم لحظة الإصدار بدل كتابته يدويًا، ولا تتجاوز رقمًا ولا تكرره. وإذا ظهر خطأ لاحقًا فعلاجه بمستند جديد يشير إلى الفاتورة، لا بنسخة تُعاد ترقيمها، فتبقى سلسلة الأرقام واضحة لمن يراجعها.

تحمل الفاتورة المبسطة رمز QR منذ المرحلة الأولى، ويضم اسم البائع والرقم الضريبي والتاريخ والوقت وإجمالي الفاتورة شاملًا الضريبة ومبلغ الضريبة، فيقرأ المسح الأرقام الأساسية بسهولة. وفي المرحلة الثانية تحمل الفاتورة أيضًا ختمًا تشفيريًا، وينتج نظامك رمز QR والختم معًا، فلا ترسم الرمز ولا تلصقه بيدك.

في المرحلة الأولى تصدر الفاتورة وتحفظها إلكترونيًا، ولا يُرسل شيء إلى الهيئة عند الإصدار. وتضيف المرحلة الثانية ربطًا بين نظامك ومنصة فاتورة التابعة للهيئة، وتُطبق على دفعات من المكلفين تختارها الهيئة وتعلن عنها؛ لذلك تابع إعلاناتها أولًا بأول لتعرف هل أُخطرت منشأتك وما الموعد الذي ينطبق عليك بالتحديد.

وبعد دخولك المرحلة الثانية يختلف المسار بحسب نوع الفاتورة. الفاتورة الضريبية تُعتمد: تُرسل إلى الهيئة أولًا ولا تصل إلى المشتري إلا بعد قبولها. أما المبسطة فتُسلَّم فورًا ثم يُبلَّغ عنها الهيئة خلال 24 ساعة. وتحمل فواتير المرحلة الثانية أيضًا معرّفًا فريدًا للفاتورة وعداد فواتير والبصمة الرقمية للفاتورة السابقة التي تسلسلها معًا.

ويجري المكلف الربط بنفسه، لا مزود البرنامج، عبر منصة فاتورة؛ فيُنشئ رمز تحقق لمرة واحدة يسجَّل به نظامه، ثم يجتاز فحوص الامتثال بفواتير تجريبية قبل أن يتسلم الشهادة المخصصة للفواتير الفعلية. وتوفر الهيئة كذلك بيئة محاكاة مستقلة عن الفوترة الفعلية تتدرب فيها قبل أن تصدر فاتورة حقيقية واحدة.

احتفظ بكل فاتورة صادرة بصيغتها الإلكترونية مع بياناتها، لتقدمها لمحاسبك أو للهيئة عند الطلب. وتُحفظ الفواتير والسجلات الضريبية عمومًا ست سنوات، فتأكد من المدة التي تنطبق على حالتك. وتُبنى فواتير المرحلة الثانية من بيانات بصيغة XML، ويمكن لملف PDF/A-3 أن يحمل هذه البيانات نسخةً مقروءة للإنسان.

لا تعدّل فاتورة صدرت ولا تحذفها. وإذا أُعيدت بضاعة، أو كان السعر خاطئًا، أو سقط مبلغ من الفاتورة، فأصدر إشعارًا دائنًا أو مدينًا يشير إلى الفاتورة الأصلية ويذكر السبب. وإذا عكس الإشعار الدائن الفاتورة كلها وبقي البيع قائمًا، فأصدر فاتورة صحيحة جديدة. ويشرح دليلنا عن الإشعارات الدائنة والمدينة في السعودية كل حالة بأمثلة.

قبل إرسال أي فاتورة أجرِ فحصًا قصيرًا، ودوّنه ليكرره الكاشير أو المحاسب بعدك. وهذه الفحوص القليلة تلتقط أغلب الأخطاء حين يكون تصحيحها ما زال سهلًا، فلا تعتمد على الذاكرة وحدها. وسيفحص كاشير المقهى أمورًا غير التي يفحصها محاسب شركة توريد، فكيّف القائمة مع طريقة الفوترة في منشأتك.

تدعم فاتوراز متطلبات الفوترة الإلكترونية لدى الهيئة في المرحلتين الأولى والثانية، وتصدر فواتير ضريبية ومبسطة وإشعارات دائنة بترقيم تسلسلي ورمز QR، وفيها شاشات عربية من اليمين إلى اليسار ومستندات ثنائية اللغة، وتجربة مجانية في بيئة المحاكاة لدى الهيئة. والربط مع الهيئة يقوم به المكلف، وترشدك فاتوراز فيه. ولا تقدم فاتوراز الإقرار الضريبي عنك. ولأن المتطلبات تتغير، راجع إعلانات الهيئة واسأل محاسبك.

• نوع الفاتورة يناسب المشتري
• الأسماء والعناوين والأرقام الضريبية صحيحة
• كل بند يبين الكمية والسعر والضريبة بشكل صحيح
• الرقم من النظام ورمز QR موجود
• تعرف هل تُعتمد الفاتورة أم يُبلَّغ عنها