ترقيم الفواتير وأرشفتها في السعودية

لأن السلسلة المرقّمة بلا فجوات تثبت أن كل فاتورة أصدرتها محسوبة. فيتتبع المدقق الأرقام من أول فاتورة في السنة إلى آخرها ويتأكد أن لا فاتورة حُذفت. والفجوة تثير أسئلة، أما السلسلة المتصلة فتجيب عنها قبل أن تُطرح. وهذه أبسط وسائل الضبط في الفوترة، وينبغي أن يفرضها عليك البرنامج.

وتضيف المرحلة الثانية ضوابط فنية. تحمل كل فاتورة قيمة عداد الفواتير والبصمة الرقمية للفاتورة السابقة، فتتصل الفواتير في سلسلة واحدة، وأي فاتورة محذوفة أو معدّلة تقطعها. تخيل مقهى انتهت ورديته عند الفاتورة 1118: تبدأ الوردية التالية من 1119، وإن غابت 1090 فعلى أحدهم أن يشرح السبب.

منشأة لها محل في الرياض ومحل في جدة وثلاثة صناديق لا ينبغي أن تتنازع عدادًا واحدًا. والمعتاد أن تكون لكل فرع أو صندوق سلسلة مستقلة تميّزها بادئة مثل رمز الفرع، وتسير الأرقام بالترتيب داخل كل سلسلة. فيعمل كل صندوق بمفرده وتبقى سلسلته متصلة ومن السهل شرحها.

وفي المرحلة الثانية اسأل مزوّدك كيف يُسجَّل كل صندوق أو فرع لدى الهيئة، وكيف يُحفظ عداده وسلسلته الخاصة. ودوّن خطة الترقيم، وسلّم نسخة منها لمحاسبك، وحدّثها كلما فتحت فرعًا أو أغلقته، فالخطة المكتوبة توفر عليك الجدل لاحقًا وتفيد الموظف الجديد الذي يتساءل عن سبب اختلاف البادئات.

• بادئة لكل فرع أو صندوق
• بادئة مستقلة للإشعارات الدائنة والمدينة إن وُجدت
• أرقام يمنحها النظام عند الإصدار ولا تُكتب يدويًا
• لا فواتير تجريبية على سلسلة تعمل فعليًا
• ملاحظة بتاريخ بدء كل سلسلة وآخر رقم فيها

الفاتورة بعد إصدارها نهائية: لا تُعدَّل ولا تُحذف، ولا يُمنح رقمها لفاتورة أخرى. فإذا اكتشفت سعرًا خاطئًا أو عميلًا خاطئًا أو مرتجعًا فالحل إشعار دائن، ثم فاتورة صحيحة جديدة تأخذ الرقم التالي. فتبقى الأصلية في السلسلة ويقف التصحيح بجانبها، ويسهل على من يقرأ السجل أن يتتبع ما جرى.

والإشعار الدائن والإشعار المدين فاتورتان إلكترونيتان أيضًا: يأخذ كل منهما رقمًا متسلسلًا، ويشير إلى الفاتورة الأصلية برقمها، ويذكر السبب، كصنف مرتجع أو تصحيح سعر. وبعض الأنظمة تجعل لهما سلسلة مستقلة وبعضها يضعهما في السلسلة المشتركة، وفي الحالتين لا فجوات ولا تكرار. واسأل أيضًا متى تأخذ المسودة رقمها، فالمسودات المتروكة قد تترك ثغرات تشبه فواتير محذوفة.

احتفظ لكل فاتورة بصورتين. الأولى الملف المنظم: ففي المرحلة الثانية تكون بيانات الفاتورة ملف XML بصيغة UBL 2.1، ومعه الختم التشفيري ورمز QR. والثانية النسخة المقروءة، وهي عادة ملف PDF وصل إلى عميلك، ويمكن لملف PDF/A-3 أن يحمل ملف XML بداخله. وإذا طُلب منك عرض فاتورة فقدّم الاثنتين.

ثم احتفظ بما حول الفاتورة من مستندات: العقد أو الطلب الذي نتج عنه البيع، وسند التسليم، وإثبات السداد، وسبب كل إشعار دائن، وفواتير مشترياتك من الموردين. فالمقاول الذي يفوتر على مراحل مثلًا ينبغي أن يربط كل فاتورة مرحلة بالعقد الموقّع بين الطرفين وبإقرار الإنجاز الذي استندت إليه.

تُحفظ الفواتير والسجلات الضريبية عمومًا ست سنوات، لكن تأكد من حالتك مع محاسبك أو مع الهيئة. ولا تعتمد على الذاكرة أو على حاسوب شخص واحد في أمر يجب أن يبقى كل هذه المدة؛ بل حدد أين يوجد الأرشيف، ومن المسؤول عنه، وكيف يُعثر على الفاتورة فيه.

النسخ الاحتياطية عند مزوّدك تحميك إن تعطلت أنظمته، لكن احتفظ بتصدير دوري خاص بك في مكان ثانٍ وتأكد أنك تستطيع فتحه. وعند التدقيق يجب أن تجد أي فاتورة برقمها أو تاريخها أو عميلها، وأن يبقى وصول محاسبك متاحًا طوال مدة الحفظ حتى بعد مغادرة موظف أو إغلاق فرع.

يبقى واجب حفظ السجلات عليك لا على البرنامج. وقبل أن تلغي أي اشتراك صدّر كل شيء: كل فاتورة بصيغة XML ونسخة مقروءة، والإشعارات الدائنة والمدينة، والعملاء والأصناف والمدفوعات. ثم قارن التصدير بسلسلتك: يجب أن يطابق أول رقم وآخر رقم دون فجوات. واسأل المزوّد كم يحتفظ ببياناتك بعد مغادرتك.

وخطط للانتقال بالعناية نفسها. دوّن تاريخ الانتقال وآخر رقم فاتورة في النظام القديم، وقرر هل يتابع النظام الجديد الأرقام أم يبدأ ببادئة جديدة. وفي الحالتين تُغلق سلسلة وتُفتح التالية دون نقص بينهما. واحفظ التصدير القديم في مكان آمن، فقد تحتاج إليه بعد سنوات للإجابة عن سؤال.