الإشعار الدائن والمدين في السعودية: كيف تصحح الفاتورة

استخدم الإشعار الدائن حين يخفض التصحيح المبلغ المستحق على العميل، والإشعار المدين حين يزيده. ولأن الفاتورة الصادرة لا تُعدَّل ولا تُحذف، فهما الطريقة النظامية لتغييرها: يوضعان إلى جانب الفاتورة الأصلية ويبيّنان ما الذي تغيّر ولماذا، دون أن تمسّ الفاتورة نفسها، فيبقى أثر العملية كاملًا أمام المحاسب والهيئة.

من حالات الإشعار الدائن: بضاعة مرتجعة، وطلب أُلغي بعد إصدار فاتورته، وسعر زاد عن المتفق عليه، وخصم اتُّفق عليه بعد البيع، وصنف فُوتر مرتين. ومن حالات الإشعار المدين: سعر أقل من الصحيح، ورسوم توصيل أو عمل إضافي سقطت من الفاتورة، وكمية أُدخلت أقل من الفعلية. والمعيار بسيط: هل نقص المبلغ المستحق أم زاد؟

لا يقوم الإشعار وحده أبدًا؛ فهو يعود إلى الفاتورة التي يصححها برقمها وتاريخها، ليجد كل من يقرأه، من محاسبك إلى الهيئة، التوريد الأصلي. وبدون هذه الصلة يبدو الإشعار بيعًا أو مردودًا منفصلًا لا تفسير له، وتفقد سجلاتك ترابطها؛ ولهذا يُعد ذكر الفاتورة الأصلية من أهم ما في الإشعار.

ويذكر الإشعار سببًا محددًا؛ فعبارة بضاعة تالفة أُعيدت مفيدة، أما كلمة تصحيح وحدها فلا تفيد. وقد يعدّل الإشعار الفاتورة كلها أو جزءًا منها، فاذكر الأصناف والمبالغ التي تتغير مع الضريبة عليها. ولكل إشعار رقمه التسلسلي وتاريخه كأي فاتورة أخرى، وليكن الرقم من النظام لا من الكتابة اليدوية.

• رقم الفاتورة الأصلية وتاريخها
• سبب واضح ومحدد للإشعار
• الأصناف أو المبالغ التي تُخفَّض أو تُضاف
• الضريبة على المبالغ المعدَّلة
• رقمه التسلسلي وتاريخ إصداره

الإشعاران الدائن والمدين فاتورتان إلكترونيتان، فيخضعان للأحكام الإلكترونية نفسها التي تخضع لها الفواتير. ففي المرحلة الأولى يصدر الإشعار ويُحفظ إلكترونيًا بصيغة منظمة دون ربط مع الهيئة. وتضيف المرحلة الثانية الربط، وتُطبق على دفعات تحددها الهيئة وتعلن عنها، فتابع إعلاناتها لمعرفة دفعتك، واحتفظ بالإشعار مع الفاتورة التي يصححها.

وفي المرحلة الثانية يسلك الإشعار مسار الفاتورة التي يصححها. فالإشعار على فاتورة ضريبية يُرسل إلى الهيئة لاعتماده قبل أن يصل إلى عميلك، والإشعار على فاتورة مبسطة يصدر فورًا ويُبلَّغ عنه خلال 24 ساعة. ويحمل، كأي فاتورة في المرحلة الثانية، رمز QR وختمه التشفيري وعداده والبصمة الرقمية للفاتورة السابقة.

أعاد محل بضاعة فوترتها بمبلغ 2,000 ريال قبل الضريبة. تصدر إشعارًا دائنًا بمبلغ 2,000 ريال مضافًا إليه 300 ريال ضريبة، أي 2,300 ريال، تشير فيه إلى الفاتورة الأصلية وتكتب السبب: بضاعة مرتجعة. وإن أعاد المحل نصف البضاعة فقط غطّى الإشعار ذلك النصف وضريبته وحدهما لا أكثر.

اتفقت على 100 ريال للوحدة في 50 وحدة، لكنك أصدرت الفاتورة بسعر 120 ريالًا. الزيادة 1,000 ريال قبل الضريبة، فتصدر إشعارًا دائنًا بمبلغ 1,000 ريال مضافًا إليه 150 ريالًا ضريبة. فيصبح على العميل 1,150 ريالًا أقل مما ذكرته الفاتورة، وتبقى الفاتورة الأصلية كما هي دون مساس.

أصدر مقاول فاتورة عن أربع مراحل من مشروع ونسي 5,000 ريال من أعمال إضافية متفق عليها. فيصدر إشعارًا مدينًا بمبلغ 5,000 ريال مع 750 ريالًا ضريبة، أي 5,750 ريالًا، يضيف المبلغ الناقص ويشير إلى الفاتورة الأصلية بسبب: أعمال إضافية لم تُحتسب. والأرقام هنا لتوضيح الحساب فقط.

يعدّل الإشعار ضريبة التوريد الأصلي. فبالنسبة للبائع يخفض الإشعار الدائن ضريبة المخرجات التي حسبها على ذلك البيع، ويزيدها الإشعار المدين. ويسير جانب المشتري في الاتجاه نفسه: الإشعار الدائن يخفض ضريبة المدخلات التي يستردها عن تلك المشتريات، والمدين يزيدها. ويحمل الإشعار المعاملة الضريبية نفسها التي طُبقت على التوريد الذي يصححه.

فالتوريد الخاضع لنسبة 15% يُصحح بنسبة 15%، والتوريد الخاضع لنسبة الصفر يبقى بنسبة الصفر، والتوريد المعفى يبقى معفى، ولا تحاول تقدير النسبة من عندك. وتقدم إقرارك الضريبي بنفسك عبر بوابة الهيئة، فاسأل محاسبك عن الفترة الضريبية التي ينتمي إليها التعديل، وسلّمه الإشعارات مع الفواتير التي تخصها.

تأتي معظم مشكلات التصحيح من عادات قليلة. وهي سهلة التجنب متى عرفتها، وتظهر سريعًا حين يقرأ المحاسب أو الهيئة سجلاتك. قارن طريقة عملك بالقائمة التالية، وراجعها مع من يتولى المرتجعات وتعديل الأسعار في منشأتك، فهو أول من يصادف هذه الحالات، وتصحيحها مبكرًا أسهل من تصحيحها بعد المراجعة.

تصدر فاتوراز إشعارات دائنة بترقيم تسلسلي ورمز QR، وتدعم متطلبات الفوترة الإلكترونية لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المرحلتين الأولى والثانية، وتتيح تجربة مجانية في بيئة المحاكاة لدى الهيئة تتدرب فيها على إصدار إشعار دائن قبل أن يصبح حقيقيًا. والربط مع الهيئة يقوم به المكلف. وتتغير المتطلبات، فراجع إعلانات الهيئة واسأل محاسبك قبل الاعتماد على هذا الدليل.

• تعديل فاتورة صادرة أو حذفها بدل إصدار إشعار
• إغفال الإشارة إلى الفاتورة الأصلية
• كتابة سبب غامض أو ترك السبب فارغًا
• استخدام إشعار دائن حيث يلزم إشعار مدين، أو العكس
• إعادة مبلغ نقدًا أو تغيير سعر دون أي مستند