الفواتير والمستندات
ملف الفاتورة XML بصيغة UBL
ملف UBL XML هو ملف البيانات المنظّم، المكتوب بصيغة UBL 2.1، الذي تحمله كل فاتورة إلكترونية في المرحلة الثانية إلى جانب رمز QR والختم التشفيري. يضم بيانات البائع والمشتري وبنود الفاتورة ومبالغ الضريبة بشكل تقرؤه أنظمة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك تلقائيًا.
ماذا يعني
خلف الفاتورة التي يراها عميلك نسخة ثانية معدّة للأجهزة. وفي المرحلة الثانية تكون هذه النسخة ملف XML مرتبًا بصيغة UBL 2.1، يعطي كل عنصر مكانًا ثابتًا: البائع والمشتري وكل بند والضريبة عليه والإجمالي. ولأن الترتيب متفق عليه سلفًا، تستطيع أنظمة الهيئة قراءة أي فاتورة بالطريقة نفسها.
لن تكتب هذا الملف بيدك. فنظام الفوترة لديك ينشئه عند إصدار كل فاتورة، ثم يضيف إليه الختم التشفيري ورمز QR والمعرّف الفريد للفاتورة وقيمة عداد الفواتير والبصمة الرقمية للفاتورة السابقة. لكنه لا يستطيع تعويض بيان ناقص؛ فإذا تُرك الرقم الضريبي للمشتري أو تصنيف الضريبة لأحد البنود فارغًا على الشاشة، فسيكون الملف ناقصًا مثله.
تخيّل موزّعًا بالجملة يصدر فاتورة لسوبرماركت. يملأ الموظف شاشة الفاتورة المعتادة ويضغط إصدار دون أن يرى أي تفاصيل تقنية، وخلف الشاشة ينشئ النظام ملف XML ويرسله إلى الهيئة لاعتماده. وإن أردت نسخة مقروءة للعميل، فيمكن تضمين ملف XML داخل ملف PDF/A-3، فيخدم مستند واحد العميل والنظام معًا.
عملياً
- اسأل مزوّد برنامجك: هل ينشئ ملف XML بصيغة UBL 2.1 لفواتير المرحلة الثانية؟
- أكمل بيانات المشتري والبنود والضريبة قبل الضغط على إصدار.
- احفظ ملف XML مع أي نسخة PDF من كل فاتورة.
- أصدر فواتير تجريبية في بيئة المحاكاة لدى الهيئة وتأكد أنها تقبلها.
أسئلة عن ملف الفاتورة XML بصيغة UBL
هل أنشئ ملف UBL XML أو أعدّله بنفسي؟
لا. ينشئ نظام الفوترة الملف من البيانات التي تدخلها عند إصدار الفاتورة، فيقتصر دورك على إدخال بيانات كاملة وصحيحة واختيار برنامج يدعم المرحلة الثانية. وإذا ظهر خطأ في فاتورة صادرة، فتصحيحه يكون بإشعار دائن أو إشعار مدين يشير إلى الفاتورة الأصلية.
هل ملف XML هو نفسه ملف PDF الذي أرسله لعميلي؟
لا. ملف XML هو ملف البيانات الذي تقرؤه أنظمة الهيئة، أما PDF فنسخة مقروءة للناس. ويمكن تضمين XML داخل ملف PDF/A-3، فيحمل مستند واحد الفاتورة المقروءة وبياناتها معًا. واسأل مزوّدك عمّا يرسله نظامك إلى العملاء.
أصدر فواتير سليمة دون تخمين
جرّب فاتوراز مجاناً لمدة 90 يوماً في بيئة المحاكاة لدى الهيئة، دون بطاقة ائتمان.