حفظ السجلات

السجلات هنا أوسع من الفواتير التي تصدرها. فهي تشمل الإشعارات الدائنة والمدينة وفواتير الموردين التي تقوم عليها ضريبة مدخلاتك وسائر السجلات الضريبية للمنشأة، ولا يكفي أن تحتفظ بفواتير المبيعات وحدها وتهمل ما عداها. وتحفظ عمومًا لمدة ست سنوات، وقد يختلف وضعك، فاسأل محاسبك أو الهيئة عن المدة.

تشترط المرحلة الأولى من الفوترة الإلكترونية أن تصدر الفواتير وتخزَّن إلكترونيًا بشكل منظّم، فأرشيفك رقمي إذن. ولهذا يكون الخطر الأكبر هو الفقدان لا ضيق المساحة: جهاز يتعطل، أو موظف يغادر وبحوزته كلمة المرور الوحيدة، أو اشتراك برنامج ينتهي قبل أن تنتهي مدة الحفظ. ومن هنا تأتي أهمية النسخة الاحتياطية.

عيادة تغيّر نظامها المحاسبي في نهاية سنتها الثالثة تواجه مشكلة معتادة. فالنظام الجديد يبدأ نظيفًا، بينما يجب أن تبقى فواتير تلك السنوات الثلاث الأولى مقروءة سنوات بعد ذلك. وتحديد مكان الأرشيف القديم ومن يستطيع فتحه عمل يُنجز يوم الانتقال، لا يوم تطلب الهيئة الاطلاع. وفي أثناء ذلك لا يتغير التزامك بالفواتير القديمة.