VAT اور ریکارڈ
ریکارڈ محفوظ رکھنا
ریکارڈ محفوظ رکھنے سے مراد انوائسز اور ٹیکس ریکارڈ کو مقررہ سالوں تک سنبھال کر رکھنے کی ذمہ داری ہے، تاکہ زکوٰۃ، ٹیکس اور کسٹمز اتھارٹی (ZATCA) کے مانگنے پر انہیں پیش کیا جا سکے۔ یہ مدت عام طور پر چھ سال ہے، اور ہر کاروبار کو اپنے معاملے میں صورتحال کی تصدیق کرنی چاہیے۔
اس کا مطلب
یہاں ریکارڈ سے مراد صرف آپ کی جاری کردہ انوائسز نہیں۔ اس میں کریڈٹ نوٹس اور ڈیبٹ نوٹس، آپ کے ان پٹ VAT کی بنیاد بننے والی سپلائرز کی انوائسز اور کاروبار کا باقی ٹیکس ریکارڈ بھی شامل ہے؛ صرف فروخت کی انوائسز محفوظ رکھنا اور باقی کو نظر انداز کر دینا کافی نہیں۔ یہ عام طور پر چھ سال تک محفوظ رکھا جاتا ہے، اگرچہ آپ کا معاملہ مختلف ہو سکتا ہے، اس لیے یہ مدت اپنے اکاؤنٹنٹ یا ZATCA سے چیک کر لیں۔
ای انوائسنگ کے فیز 1 میں ضروری ہے کہ انوائسز الیکٹرانک طریقے سے، منظم شکل میں جاری اور محفوظ کی جائیں، اس لیے آپ کا محفوظ شدہ ریکارڈ ڈیجیٹل ہوتا ہے۔ اسی وجہ سے اصل خطرہ جگہ کی کمی نہیں بلکہ ریکارڈ کا ضائع ہو جانا ہے: خراب ہو جانے والا لیپ ٹاپ، کوئی ملازم جو واحد لاگ ان اپنے ساتھ لے کر چلا جائے، یا سافٹ ویئر کی ایسی سبسکرپشن جو ریکارڈ محفوظ رکھنے کی مدت سے پہلے ختم ہو جائے۔ اسی لیے بیک اپ کاپی اہمیت رکھتی ہے۔
جو کلینک تیسرے سال کے اختتام پر اپنا اکاؤنٹنگ سسٹم بدلتا ہے اسے ایک عام مسئلے کا سامنا ہوتا ہے۔ نیا سسٹم بالکل خالی شروع ہوتا ہے، لیکن ان پہلے تین سالوں کی انوائسز کو اس کے بعد بھی کئی سال تک پڑھنے کے قابل رہنا چاہیے۔ پرانا محفوظ شدہ ریکارڈ کہاں رکھا جائے گا اور اسے کون کھول سکے گا، یہ فیصلہ سسٹم بدلنے کے دن کرنے کا کام ہے، اس دن کا نہیں جب ZATCA ریکارڈ مانگے۔ اس دوران پرانی انوائسز محفوظ رکھنے کی ذمہ داری میں کوئی تبدیلی نہیں آتی۔
عملی طور پر
- جاری کردہ انوائسز، کریڈٹ نوٹس، ڈیبٹ نوٹس اور سپلائرز کی انوائسز پوری مدت تک محفوظ رکھیں۔
- اپنے معاملے میں ریکارڈ محفوظ رکھنے کی مدت کی اکاؤنٹنٹ یا ZATCA سے تصدیق کر لیں۔
- ایک دوسری کاپی اس ڈیوائس سے الگ جگہ پر رکھیں جس سے انوائسز جاری ہوتی ہیں۔
- سافٹ ویئر بدلنے سے پہلے چیک کر لیں کہ پرانی انوائسز پڑھنے اور تلاش کرنے کے قابل رہیں گی۔
ریکارڈ محفوظ رکھنا کے بارے میں سوالات
سعودی عرب میں انوائسز کتنے عرصے تک محفوظ رکھنی ہوتی ہیں؟
انوائسز اور ٹیکس ریکارڈ عام طور پر چھ سال تک محفوظ رکھے جاتے ہیں۔ "عام طور پر" کے الفاظ اہم ہیں، کیونکہ انفرادی معاملات مختلف ہو سکتے ہیں، اس لیے اپنے کاروبار پر لاگو ہونے والی مدت کی اکاؤنٹنٹ یا ZATCA سے تصدیق کریں، اور پھر اپنے دفتر میں یہ اصول بنا دیں کہ اس تاریخ سے پہلے کوئی بھی شخص پرانی فائلیں حذف نہ کرے۔
کیا انوائسز صرف الیکٹرانک شکل میں محفوظ رکھی جا سکتی ہیں؟
فیز 1 میں انوائسز الیکٹرانک طریقے سے جاری اور محفوظ کی جاتی ہیں، اس لیے ڈیجیٹل شکل میں محفوظ ریکارڈ ہی متوقع طریقہ ہے۔ اسے پوری مدت تک مکمل، ترتیب سے اور پڑھنے کے قابل رکھیں۔ فیز 2 کے تحت ایک PDF/A-3 فائل اپنے اندر XML رکھ سکتی ہے، جس سے آپ کو پڑھنے کے قابل ایسی کاپی ملتی ہے جس میں انوائس کا ڈیٹا بھی موجود ہوتا ہے۔ کوئی بھی غیر معمولی بات ہو تو اکاؤنٹنٹ سے تصدیق کر لیں۔
اندازوں کے بغیر درست انوائسز جاری کریں
ZATCA کے سمیولیشن ماحول میں فاتوراز کو 90 دن تک مفت آزمائیں۔ کریڈٹ کارڈ کی ضرورت نہیں۔