پروفیشنل سروسز
فرموں کے لیے مائل اسٹون اور ریٹینر کی انوائسز، ادائیگیوں کی نگرانی اور دو لسانی دستاویزات۔
کنسلٹنسی فرمیں، اکاؤنٹنٹس، لا فرمیں، انجینئرنگ دفاتر اور ایجنسیاں مہارت بیچتی ہیں، اس لیے ان کی انوائسز شیلف پر رکھی پروڈکٹس کے بجائے مائل اسٹونز، ریٹینرز اور منظوریوں کے مطابق بنتی ہیں۔ فاتوراز سعودی ای انوائسنگ کے قواعد کے لیے بنائی گئی ای انوائسز عربی اور انگریزی میں جاری کرتا ہے، مرحلہ وار ادائیگیاں درج کرتا ہے اور ہر انوائس کے حساب سے دکھاتا ہے کہ کتنا بل ہوا اور کتنا ادا ہوا۔
وہ مسائل جو ہم اس شعبے میں دیکھتے ہیں
مائل اسٹونز اور ریٹینرز کا حساب اسپریڈشیٹس میں
طے شدہ کام کی فراہمی سے جڑی فیسیں، ماہانہ ریٹینرز اور کلائنٹ کو دوبارہ بل کیے جانے والے اخراجات الگ الگ شیٹس میں رہتے ہیں۔ کسی مائل اسٹون کی انوائس منظوری کے ہفتوں بعد بنتی ہے یا ریٹینر کا کوئی مہینہ رہ جاتا ہے، اور کیش فلو متاثر ہوتا ہے۔
بڑے کلائنٹس دیر سے ادائیگی کرتے ہیں
کارپوریٹ اور سرکاری شعبے کے کلائنٹس طے شدہ شرائط پر، اکثر اندرونی منظوریوں کے بعد، ادائیگی کرتے ہیں۔ جب نہ ہر کلائنٹ کی کھلی انوائسز کی فہرست ہو اور نہ ادائیگی کا اسٹیٹس، تو ہر فالو اپ نئے سرے سے شروع ہوتا ہے اور کسی کو معلوم نہیں ہوتا کہ کل کتنی رقم ابھی واجب الادا ہے۔
ایڈوانس اور مرحلہ وار ادائیگیوں میں الجھن
کام شروع ہونے سے پہلے ایڈوانس، حوالگی پر دوسری ادائیگی اور حتمی منظوری پر آخری ادائیگی، یہ سب کلائنٹ کو الجھن میں ڈال سکتے ہیں کہ ابھی کتنا باقی ہے۔ طے شدہ فیس، انوائسز اور ادائیگیوں میں کوئی بھی فرق اعتماد کو کمزور کرتا ہے اور ادائیگی کو سست کر دیتا ہے۔
دو زبانوں میں باضابطہ دستاویزات
کلائنٹس، بشمول سرکاری اداروں اور بین الاقوامی شراکت داروں کے، درست قانونی ناموں اور ٹیکس تفصیلات کے ساتھ باضابطہ عربی اور انگریزی انوائسز کی توقع رکھتے ہیں۔ ہاتھ سے ٹائپ کیے گئے ٹیمپلیٹس میں غلطیوں کا امکان رہتا ہے، اور جاری شدہ انوائس میں ترمیم نہیں ہو سکتی۔
فاتوراز کیسے مدد کرتا ہے
مائل اسٹون، ریٹینر یا مقررہ فیس کے حساب سے انوائس
مائل اسٹون منظور ہونے پر انوائس بنائیں، ماہانہ ریٹینرز کا بل باقاعدہ چکر پر بنائیں اور کلائنٹ کو دوبارہ بل کیے جانے والے اخراجات الگ لائنوں کے طور پر شامل کریں؛ جہاں بھی لاگو ہو، انوائس پر 15% VAT دکھایا جاتا ہے۔
انوائسنگشرائط، مرحلہ وار ادائیگیاں اور ادائیگی کا اسٹیٹس
ہر کلائنٹ کو اس کی اپنی ادائیگی کی شرائط دیں، ہر ایڈوانس یا مرحلہ وار ادائیگی اس کی انوائس کے حساب میں درج کریں، اور ہر انوائس کی بل شدہ، ادا شدہ اور بقایا رقم ایک نظر میں دیکھیں۔
بلنگ اور ادائیگیاںباضابطہ عربی اور انگریزی انوائسز
دائیں سے بائیں ترتیب والی عربی انوائسز جاری کریں، بین الاقوامی کلائنٹس کے لیے انگریزی ورژن کے ساتھ، اور درست قانونی نام اور VAT نمبر استعمال کریں، تاکہ ایک ہی دستاویز دونوں طرف کی فنانس ٹیموں کے کام آئے۔
عربی کو اولیت اور دو لسانیفیز 2 کے لیے بنائی گئی اسٹینڈرڈ انوائسز
کاروبار سے کاروبار کو جاری ہونے والی انوائسز اسٹینڈرڈ ٹیکس انوائسز ہوتی ہیں، جنہیں فیز 2 کے تحت کلائنٹ تک پہنچنے سے پہلے ZATCA کلیئر کرتی ہے۔ فاتوراز انہی تقاضوں کے لیے بنایا گیا ہے اور آن بورڈنگ میں آپ کی رہنمائی کرتا ہے۔
ZATCA ای انوائسنگ (Fatoora)اس شعبے کے لیے ای انوائسنگ
دوسرے کاروباروں یا سرکاری اداروں کو بل کرنے والی فرمیں عموماً اسٹینڈرڈ ٹیکس انوائسز جاری کرتی ہیں، جنہیں فیز 2 کے تحت کلائنٹ کو ملنے سے پہلے ZATCA کلیئر کرتی ہے۔ انفرادی کلائنٹ کو سادہ انوائس جاری کی جاتی ہے، جو 24 گھنٹوں کے اندر رپورٹ کی جاتی ہے۔ کام کے دائرے میں تبدیلی یا بلنگ کی غلطی ترمیم کے بجائے کریڈٹ یا ڈیبٹ نوٹ سے درست کی جاتی ہے۔ ZATCA ہر ویو کا اعلان پہلے سے کرتی ہے، اس لیے اس کی اطلاعات پر نظر رکھیں۔
وہ اعداد و شمار جن پر کاروبار کے مالکان نظر رکھتے ہیں
- ماہانہ انوائس کی گئی فیسیں
- ہر کلائنٹ کے ذمے بقایا رقم
- ادائیگی ملنے میں لگنے والے اوسط دن
- ریٹینر بمقابلہ ایک بار کی فیس سے آمدنی
اکثر پوچھے جانے والے سوالات
کیا میں کسی پروجیکٹ کی انوائس مرحلہ وار بنا سکتا ہوں اور دیکھ سکتا ہوں کہ کلائنٹ کے ذمے ابھی کتنا باقی ہے؟
جی ہاں۔ منظور ہونے والے ہر مائل اسٹون کے لیے انوائس بنائیں، ایڈوانس اور مرحلہ وار ادائیگیاں ان انوائسز کے حساب میں درج کریں، اور کھلی انوائسز کو کلائنٹ کے لحاظ سے فلٹر کریں تاکہ ایک ہی جگہ دیکھ سکیں کہ کتنی رقم بقایا ہے اور کب واجب الادا ہوگی۔ یوں اگلا مرحلہ شروع ہونے سے پہلے آپ کی ٹیم اور کلائنٹ دونوں جانتے ہیں کہ کتنا باقی ہے۔
کلائنٹ چاہتا ہے کہ میری جاری کردہ انوائس میں کوئی رقم بدل دی جائے۔ میں کیا کروں؟
جاری شدہ ای انوائس میں نہ ترمیم ہو سکتی ہے اور نہ اسے حذف کیا جا سکتا ہے۔ اصل انوائس منسوخ کرنے یا اس کی رقم کم کرنے کے لیے کریڈٹ نوٹ جاری کریں، اور ضرورت ہو تو درست انوائس یا ڈیبٹ نوٹ۔ یوں انوائسز کے ریکارڈ میں شروع سے آخر تک کی مکمل تفصیل نظر آتی ہے۔
جس کلائنٹ کی کئی انوائسز کھلی ہوں، اس سے ادائیگی کا فالو اپ کیسے کروں؟
کھلی انوائسز کو اس کلائنٹ کے لحاظ سے فلٹر کریں تاکہ ہر انوائس اپنی آخری تاریخ اور بقایا رقم کے ساتھ نظر آئے، پھر ایک ایک انوائس کے پیچھے بھاگنے کے بجائے پہلے ان انوائسز کا فالو اپ کریں جن کی آخری تاریخ گزر چکی ہے۔ یہ طریقہ ریٹینر اور کئی پروجیکٹس والے تعلقات میں کارآمد ہے، جہاں ایک ہی وقت میں کئی انوائسز بقایا ہوتی ہیں۔
اپنے ذاتی ورک اسپیس سے آغاز کریں
90 دن تک انوائسنگ، ای انوائسنگ اور پوائنٹ آف سیل آزمائیں۔ نہ کریڈٹ کارڈ، نہ کوئی پابندی۔