سعودی عرب میں چھوٹے کاروبار کے لیے انوائسنگ سافٹ ویئر: کیا چاہیے اور کیا چھوڑیں

سعودی عرب کے کسی چھوٹے کاروبار کے انوائسنگ سافٹ ویئر کو چند کام اچھی طرح کرنے چاہییں: QR کوڈ اور ترتیب وار نمبروں کے ساتھ درست عربی انوائسز جاری کرنا، ہر خریدار کے لیے انوائس کی صحیح قسم منتخب کرنا، کریڈٹ نوٹس بنانا، VAT رپورٹ تیار کرنا، اور زکوٰۃ، ٹیکس اور کسٹمز اتھارٹی (ZATCA) کے مقرر کردہ ای انوائسنگ فیز کے تقاضے پورے کرنے میں آپ کی مدد کرنا۔ اس کے لیے کسی بھاری ERP کی ضرورت نہیں۔ ایک کیفے، چھوٹی دکان یا کنسلٹنگ آفس کا کام اسی فہرست سے چل سکتا ہے۔

سسٹم کو مختصر رکھنا ایک عملی بات ہے۔ ہر اضافی ماڈیول کو سیٹ اپ کرنا، سیکھنا اور ترتیب میں رکھنا پڑتا ہے، اور جس کاروبار کے پاس آئی ٹی ٹیم نہ ہو، اس کے پاس یہ کام کرنے والا کوئی نہیں ہوتا۔ ان انوائسز سے شروع کریں جو آپ کے گاہک اور ZATCA واقعی دیکھتے ہیں، انہیں قابلِ اعتماد بنائیں، اور دوسرے ٹولز صرف اس وقت شامل کریں جب کوئی حقیقی مسئلہ سامنے آئے، پھر جیسے جیسے آپ کا کاروبار بڑھے، دائرہ کار وسیع کرتے جائیں۔

کیفے کے کاؤنٹر پر آپ عام گاہکوں کو بیچتے ہیں، اس لیے آپ سادہ ٹیکس انوائس جاری کرتے ہیں۔ یہ QR کوڈ کے ساتھ فوراً گاہک کے حوالے کی جاتی ہے، پھر 24 گھنٹوں کے اندر ZATCA کو رپورٹ کی جاتی ہے، اس لیے کسی کو ہاتھ میں کافی لیے منظوری کا انتظار نہیں کرنا پڑتا اور کاؤنٹر پر قطار چلتی رہتی ہے۔ کاؤنٹر پر گاہکوں کو بیچنے والی چھوٹی دکان میں بھی بالکل یہی طریقہ چلتا ہے۔

دکانوں کو مال بیچنے والا چھوٹا ہول سیلر، یا کسی کمپنی یا سرکاری ادارے کو مکمل شدہ مرحلے کا بل بھیجنے والا ٹھیکیدار، اسٹینڈرڈ ٹیکس انوائس جاری کرتا ہے۔ فیز 2 کے تحت اسے کلیئر کیا جاتا ہے: یہ خریدار کے دیکھنے سے پہلے ZATCA کو بھیجی جاتی ہے، اور ZATCA کے قبول کرنے کے بعد ہی جاری ہوتی ہے۔ سامان کی واپسی یا قیمت کی درستی کے لیے کریڈٹ یا ڈیبٹ نوٹ ضروری ہے، جس میں اصل انوائس اور وجہ کا ذکر ہو۔

سیلف سروس ZATCA سافٹ ویئر کا مطلب ہے کہ آپ خود سائن اپ کرتے ہیں، نہ کسی سیلز نمائندے کو فون کرنا پڑتا ہے اور نہ کسی ٹیکنیشن کا وقت لینا پڑتا ہے۔ آپ کو ایک نجی ورک اسپیس ملتا ہے جو دوسرے کاروباروں سے الگ رکھا جاتا ہے، اور کچھ انسٹال نہیں کرنا پڑتا: آپ اسے لیپ ٹاپ یا فون کے براؤزر میں کھولتے ہیں۔ جب ZATCA اپنے تقاضے تبدیل کرتی ہے تو اپ ڈیٹس کا کام فراہم کنندہ سنبھالتا ہے۔

ZATCA کے سمیولیشن ماحول میں مفت آزمائش سیکھنے کا سب سے محفوظ طریقہ ہے۔ وہاں ٹیسٹ انوائسز کا کوئی ٹیکس اثر نہیں ہوتا، اس لیے آپ ایک سادہ ٹیکس انوائس، ایک اسٹینڈرڈ ٹیکس انوائس اور ایک کریڈٹ نوٹ جاری کر سکتے ہیں، بغیر کسی نقصان کے غلطیاں کر سکتے ہیں، اور دیکھ سکتے ہیں کہ مسترد ہونے والی انوائس کیسی نظر آتی ہے۔ صرف مالک ہی نہیں، بلکہ جو شخص روزانہ کا کام کرے گا، جیسے کیشیئر یا اکاؤنٹنٹ، اسے بھی خود آزمانے دیں۔

بنیادی چیزوں پر اصرار کریں: عربی انوائسز، ضرورت ہو تو انگریزی کاپی کے ساتھ؛ ترتیب وار نمبرنگ؛ کریڈٹ نوٹس؛ ایسی واضح VAT رپورٹ جو فروخت پر آؤٹ پٹ VAT کو خریداری پر ان پٹ VAT سے الگ دکھائے؛ اور ZATCA کے دونوں فیز کی سپورٹ۔ پوائنٹ آف سیل صرف اسی صورت میں شامل کریں جب آپ کاؤنٹر پر فروخت کرتے ہوں، کیونکہ اس کے ساتھ کیش رجسٹر، رسیدیں اور روزانہ کلوزنگ بھی سیکھنی پڑتی ہیں۔

جو چیزیں آپ کے حجم کا کاروبار استعمال نہیں کرتا، انہیں فی الحال چھوڑ دیں: کئی کمپنیوں کے اکاؤنٹس کو یکجا کرنا، مینوفیکچرنگ کے ماڈیولز، کسٹمائزیشن کے طویل منصوبے، اور اگر کاؤنٹر پر کوئی ادائیگی نہیں کرتا تو پوائنٹ آف سیل۔ ان میں سے ہر ایک پہلے مہینے میں سیکھنے کا اضافی بوجھ ہے، جبکہ اس وقت ترجیح یہ ہوتی ہے کہ کل تک ایک درست انوائس جاری ہو جائے، اور جب آپ کا کاروبار بدلے تو آپ ان میں سے کسی بھی فیصلے پر دوبارہ غور کر سکتے ہیں۔

پہلے ہفتے کو ایک ایسا ٹیسٹ سمجھیں جس کے اختتام کی تاریخ طے ہو۔ آزمائش استعمال کریں، اپنے کاروبار کی حقیقی صورتوں تک محدود رہیں، اور جو چیز آپ کو الجھائے یا آپ کا کام سست کرے، اسے لکھ لیں۔ جو ٹول تیسرے دن استعمال کرنا مشکل ہو، وہ تیسرے مہینے میں آسان نہیں ہو جائے گا، اس لیے یہ بات ابھی، مفت آزمائش کے دوران ہی، جان لیں۔

پانچویں دن تین سوال پوچھیں۔ کیا آپ کی ٹیم نے بغیر مدد کے کام کر لیا؟ کیا دستاویزات عربی میں درست نظر آئیں؟ کیا VAT رپورٹ آپ کی جاری کردہ انوائسز سے مطابقت رکھتی تھی؟ اگر جواب ہاں ہے تو ایک پلان منتخب کریں، اور جب آپ کی ویو کا تقاضا ہو تو Fatoora پورٹل پر آن بورڈنگ کریں۔ سافٹ ویئر آپ کا VAT ریٹرن فائل نہیں کرتا؛ اسے آپ خود ZATCA کے پورٹل پر جمع کراتے ہیں۔

• پہلا دن: سائن اپ کریں، پھر کمپنی کی تفصیلات اور اپنا 15 ہندسوں والا VAT نمبر درج کریں
• دوسرا دن: سمیولیشن میں ایک سادہ اور ایک اسٹینڈرڈ ٹیسٹ انوائس جاری کریں
• تیسرا دن: ایک کریڈٹ نوٹ جاری کریں اور چیک کریں کہ اس میں اصل انوائس کا حوالہ موجود ہے
• چوتھا دن: VAT رپورٹ کھولیں اور اپنی ٹیسٹ انوائسز سے اس کا موازنہ کریں
• پانچواں دن: اپنے اکاؤنٹنٹ اور اپنی ٹیم کے ساتھ مل کر فیصلہ کریں

فاتوراز اسی سیلف سروس آغاز کے لیے بنایا گیا ہے۔ آپ ای میل ایڈریس سے سائن اپ کرتے ہیں، اپنا ویب ایڈریس خود چنتے ہیں، اور آپ کو ایک نجی ورک اسپیس اور مفت آزمائش مل جاتی ہے، اور شروع کرنے کے لیے کریڈٹ کارڈ کی ضرورت نہیں۔ یہ کلاؤڈ سافٹ ویئر ہے جو براؤزر سے استعمال ہوتا ہے۔ دستاویزات عربی اور انگریزی میں ایک ساتھ جاری ہوتی ہیں، اور عربی استعمال کرنے پر اسکرینیں دائیں سے بائیں چلتی ہیں۔

تین پلان ہیں، جنہیں یہاں ان میں شامل چیزوں کے لحاظ سے بیان کیا گیا ہے۔ اسٹارٹر پلان (ایک صارف) اور ٹیم پلان (پانچ صارفین تک) میں انوائسنگ، VAT اور ZATCA ای انوائسنگ شامل ہیں، کریڈٹ نوٹس اور VAT رپورٹ کے ساتھ۔ بزنس پلان، جو 25 صارفین تک کے لیے ہے، اس میں کاؤنٹر پر فروخت کے لیے پوائنٹ آف سیل کا اضافہ کرتا ہے۔ آن بورڈنگ آپ ٹیکس دہندہ کی حیثیت سے Fatoora پورٹل پر کرتے ہیں، اور فاتوراز آپ کی رہنمائی کرتا ہے؛ آزمائش ZATCA کے سمیولیشن ماحول میں چلتی ہے۔